의뢰사마다 다른 엑셀 발주서, 위탁 전문 업체가 자동화하는 방법

아침마다 이메일부터 엽니다. 어제 밤사이 들어온 발주 메일이 다섯 개. 각 의뢰사마다 엑셀 파일이 하나씩 첨부돼 있습니다. 다운로드하고, 열어보고, 내 양식에 옮겨 붙이고, 상품명을 맞춰 고치고 나면 오전이 절반 지나 있습니다. 위탁택배를 전문으로 하는 업체라면 이 아침 풍경이 낯설지 않을 겁니다.

이 글은 그 과정 — 이메일 확인부터 형식 변환, 상품명 통일, 발송 결과 보고까지 — 을 자동화하는 방법을 다룹니다.

위탁 전문 업체의 실제 하루

위탁 일반 납품과 달리, 위탁 전문 업체는 여러 의뢰사의 발주를 한꺼번에 처리합니다. 의뢰사마다 주문을 보내는 방식이 제각각입니다.

• 문자로 “제주감귤 10kg 3개 ○○○ 앞” 식으로 보내는 곳
• 카카오톡 단체 채팅방에 주소를 올리는 곳
• 이메일에 텍스트로 목록을 정리해서 보내는 곳
• 이메일에 엑셀 파일을 첨부해서 보내는 곳

이 중 이메일 + 엑셀 첨부 방식이 가장 많습니다. 목록이 길어질수록 의뢰사들이 자연스럽게 엑셀을 씁니다. 문제는 의뢰사마다 쓰는 열 순서, 상품명, 항목 구성이 전부 다르다는 것입니다.

기존 하루 흐름 — 몇 개의 사이트를 오가나

1. 이메일 로그인 → 첨부파일 다운로드 의뢰사가 세 곳이면 이메일에 세 번 들어갑니다. 각 메일에서 엑셀 파일을 내려받고, 폴더를 열고, 파일을 하나씩 열어봅니다.

2. 내 양식으로 옮겨 붙이기 A사 파일은 열 순서가 수신인 / 상품 / 수량 / 주소 / 연락처이고, B사는 주소 / 받는분 / 연락처 / 상품명 / 박스수 / 메모입니다. 매번 순서를 맞춰 복사·붙여넣기합니다.

3. 상품명 통일 의뢰사마다 같은 상품을 다르게 씁니다.

   • A사: “햇살먹은 감귤 5kg”
   • B사: “제주가키운감귤”
   • C사: “맛좋아감귤 5K”

   택배사 접수에 들어가는 상품명은 “제주감귤 5kg”으로 통일해야 합니다. 눈으로 보고 하나씩 고칩니다.

4. 택배사 홈페이지 로그인 → 파일 업로드 → 접수 이번엔 택배사 홈페이지에 로그인합니다. 변환한 엑셀 파일을 업로드하고, 접수를 넣습니다. 오류가 있으면 다시 파일을 열어 수정하고, 재업로드합니다.

5. 송장 출력 접수 완료 후 택배사 사이트에서 다시 송장 출력 화면으로 이동해 인쇄합니다.

6. 발송 결과 다운로드 → 의뢰사별 분류 → 이메일 재발송 발송 완료 후 택배사에서 결과 엑셀을 다운받습니다. 어느 건이 어느 의뢰사 것인지 다시 분류하고, 의뢰사마다 이메일을 열어 첨부해서 보냅니다.

이메일 → 내 양식 → 택배사 홈페이지 → 다시 이메일. 하루에 의뢰사가 세 곳이라도 이 사이클이 세 번 돌아갑니다. 성수기에는 배로 늘어납니다.

어디서 시간이 가장 많이 날아가나

전체 흐름 중 가장 오래 걸리는 건 2번과 3번 — 형식 변환과 상품명 통일입니다. 이 두 가지는 매번 수작업이지만, 사실 패턴이 완전히 일정합니다. A사는 항상 같은 열 순서로 보내고, 같은 상품명을 씁니다. 즉, 한 번만 규칙을 정해두면 그 다음부터는 기계가 해도 됩니다.

실제로 얼마나 다른가 — 엑셀 형식 비교

같은 날 들어온 A·B 요청사의 발주 엑셀입니다. 보내는 물건은 같은데 파일 구조가 완전히 다릅니다.

열 순서가 다르고, 상품명도 다르고, 수량 단위도 다르고, 불필요한 열(메모)도 섞여 있습니다. 여기서 내가 사용하는 표준 양식으로 옮기면 이렇게 됩니다.

열을 재배열하고, 상품명을 통일하고, 수량을 숫자로 맞추는 것 — 이 작업을 두 파일에 대해 매일 손으로 합니다.

상품명 통일이 특히 번거로운 이유

같은 “제주감귤 10kg”을 요청사마다 이렇게 씁니다.

요청사	엑셀에 적힌 상품명	위탁업체 통일 상품명
A 요청사	제주가 키운 감귤 10kg	제주감귤 10kg
B 요청사	햇살먹은 귤 10kg	제주감귤 10kg
C 요청사	맛좋아감귤(소과) 10K	제주감귤 10kg
D 요청사	JJ제주귤-10	제주감귤 10kg

같은 물건인데 표현이 제각각입니다. 의뢰사들이 자기네 쇼핑몰 상품명을 그대로 쓰다 보니 생기는 일입니다. 이걸 그냥 택배사에 올리면 상품 정보가 뒤죽박죽이 되고, 내 재고 장부와도 맞지 않습니다.

주문관리AI 관리자 하나로 끝나는 흐름

기존에 이메일·내 PC·택배사 홈페이지를 왔다 갔다 하던 것이 주문관리AI 관리자 화면 하나에서 모두 처리됩니다.

1단계 — 이메일을 관리자에서 바로 확인

이메일에 별도로 로그인할 필요가 없습니다. 연결해 둔 이메일 계정의 발주 메일이 주문관리AI 관리자 화면 안에 바로 표시됩니다. 첨부된 엑셀 파일도 그 자리에서 열립니다. 의뢰사 수만큼 반복하던 이메일 로그인이 사라집니다.

2단계 — 버튼 몇 번으로 변환 완료

첨부 엑셀을 열면 저장된 규칙대로 자동으로 내 양식으로 바뀝니다. 상품명도 매핑 규칙대로 통일됩니다. 처음 한 번 규칙을 저장해두면, 그 다음부터는 확인 버튼 하나로 끝납니다. 의뢰사가 아무리 이상하게 적어 보내도 내 장부에는 깔끔하게 들어옵니다.

3단계 — 택배사 홈페이지 로그인 없이 바로 접수

변환된 목록을 확인하고 관리자에서 바로 택배 접수를 넣습니다. 택배사 홈페이지에 따로 로그인해서 엑셀을 업로드할 필요가 없습니다. 접수 오류가 있으면 그 자리에서 수정하고 재처리합니다.

4단계 — 송장 출력도 관리자에서

접수 완료 후 송장을 관리자에서 바로 출력합니다. 택배사 사이트를 다시 열어 출력 화면을 찾는 절차가 없습니다.

5단계 — 배송 추적도 관리자에서

발송 후 각 건의 택배 상태를 관리자에서 실시간으로 확인합니다. 의뢰사에서 “배송이 어떻게 됐나요?” 연락이 와도 화면을 바꿀 필요 없이 바로 확인할 수 있습니다.

요청사도 편해진다

발송 결과를 의뢰사에 알리는 방법은 두 가지입니다.

방법 1 — 자동 이메일

발송이 완료되면 각 의뢰사에게 이메일이 자동으로 나갑니다. 결과 엑셀을 정리해서 직접 첨부하고 보내던 작업이 사라집니다.

방법 2 — 조회 전용 웹페이지 링크 공유

의뢰사에게 링크 하나를 공유하면, 그쪽에서 직접 자신이 요청한 발주 목록과 실시간 배송 현황을 확인할 수 있습니다. 단순히 송장번호 목록이 아닙니다 — 현재 어디쯤 오고 있는지, 배송 완료인지가 그 페이지에 바로 나옵니다.

“이번에 몇 건 보내셨나요?”, ”○○ 고객 배송이 됐나요?” 문의가 올 일 자체가 줄어듭니다. 의뢰사도 직접 확인할 수 있으니까요.

어떤 업체에 맞는가

• 의뢰사가 셋 이상이고, 발주 형식이 각기 다른 곳
• 이메일 + 엑셀 첨부로 발주를 받는 비중이 높은 곳
• 성수기에 건수가 몰리는 농산물·식품류 위탁 업체

반대로, 의뢰사가 한두 곳이고 주문량이 많지 않다면 굳이 설정을 거치는 것보다 기존 방식이 더 빠를 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 어떤 이메일 계정을 연결할 수 있나요? Gmail, 네이버 메일 등 주요 이메일을 연결할 수 있습니다. 여러 계정을 함께 연결하는 것도 지원합니다.

Q. 의뢰사가 파일 형식을 바꾸면 어떻게 되나요? 새 형식이 감지되면 다시 한 번 매핑을 저장하게 됩니다. 이후로는 또 자동입니다.

Q. 상품명을 잘못 매핑했을 때 수정할 수 있나요? 저장된 매핑 규칙은 언제든 수정·삭제할 수 있습니다. 삭제하면 해당 표현이 다음에 들어올 때 다시 물어봅니다.

Q. 문자나 카톡으로 오는 주문도 같이 처리할 수 있나요? 네. 이메일 + 엑셀 외에도 문자·카톡 주문을 붙여 넣으면 AI가 거래처·상품·수량·주소로 분해해 장부에 넣습니다. 위탁 건은 의뢰사별로 구분되어 집계됩니다.

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이메일 확인부터 형식 변환, 택배 접수, 송장 출력, 배송 추적, 의뢰사 보고까지 — 기존에 여러 사이트를 오가며 하던 일이 관리자 화면 하나에서 처리됩니다. 의뢰사별로 다른 엑셀 형식과 상품명은 처음 한 번만 설정하면 그 다음부터는 건드릴 것이 없습니다. 데모에서 직접 확인해 보세요.