거래처 관리, 연락처·단가·주문 이력을 한곳에 모으는 법

거래처 관리라고 하면 거창하게 들리지만, 실제로 필요한 건 하나입니다. 그 거래처에 대해 아는 것들이 한곳에 모여 있는 것. 연락처는 전화번호부에, 주문은 카톡에, 단가는 머릿속에, 주소는 지난 택배 송장에 흩어져 있는 순간부터 실수가 시작됩니다.

거래처마다 챙겨야 할 네 가지

• 연락처·주소 — 기본이지만, 배송지가 여러 곳인 거래처(본점·지점)는 따로 구분해둬야 합니다.
• 단가 — 같은 품목도 거래처마다 값이 다른 게 납품업의 기본입니다. 어디까지 깎아줬는지 기록이 없으면 매번 협상을 다시 하게 됩니다.
• 주문 방식 — 카톡으로 오는 곳, 문자로 오는 곳, 전화로 부르는 곳. 채널이 다르면 놓치는 지점도 다릅니다.
• 주문 이력 — “지난번이랑 똑같이요”에 바로 답하려면 이력이 있어야 합니다.

흩어진 정보가 만드는 사고들

• 단가를 잘못 기억해 지난달보다 싸게 넣는다 — 확인할 기록이 없으니 그대로 정산됩니다.
• 다른 거래처 주소로 물건이 나간다 — 전화번호부에 “사장님”이 여섯 명이라면 시간 문제입니다.
• 담당자가 바뀌면 아무것도 모른다 — 머릿속에만 있던 정보는 인수인계가 안 됩니다.

한곳에 모으는 순서

1. 자주 거래하는 10곳부터 — 전부 정리하려면 시작을 못 합니다. 매주 주문 오는 곳부터 등록하세요.
2. 이름 규칙 정하기 — “행복식당(본점)“처럼 지점까지 이름에 넣어 헷갈림을 없앱니다.
3. 품목별 단가를 거래처에 붙이기 — 단가는 품목이 아니라 “거래처×품목”에 붙는 정보입니다. 구조를 이렇게 잡아야 나중에 안 무너집니다. 자세한 방법은 거래처별 단가 관리법에 있습니다.
4. 주문이 올 때마다 이력이 쌓이게 — 따로 기록하는 게 아니라, 주문 정리가 곧 이력이 되는 구조가 오래갑니다.

거래처 관리와 주문관리는 한 몸

거래처 정보를 아무리 잘 정리해도, 주문을 옮겨 적다 거래처를 잘못 고르면 소용이 없습니다. 주문접수 AI는 문자·카톡 내용에서 거래처를 알아보고 등록된 정보(단가·주소)를 자동으로 연결합니다. 거래처를 등록해둘수록 주문 정리가 빨라지는 구조예요. 장부에서는 거래처별로 납품 내역이 자동 집계되어, 월말 정산 때 거래처별 합계를 따로 뽑을 필요가 없습니다.

자주 하는 실수

• 거래처를 한 번에 다 등록하려고 함 — 자주 오는 곳부터. 나머지는 주문 올 때 추가하면 됩니다.
• 단가를 메모장에 적어둠 — 주문과 연결되지 않은 단가표는 결국 안 보게 됩니다.
• 개인 고객과 거래처를 섞음 — 정기 거래처와 일회성 개인 주문은 구분해야 집계가 의미 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 거래처가 30곳이 넘는데 다 등록해야 하나요? 아닙니다. 최근 석 달 안에 주문한 곳부터 등록하세요. 오래 거래가 없던 곳은 다시 주문이 올 때 추가해도 늦지 않습니다.

Q. 같은 거래처인데 주문하는 사람이 여러 명이면요? 거래처는 하나로 두고, 연락처를 여러 개 등록해 관리하는 방식이 깔끔합니다. 집계는 거래처 단위로 묶여야 하니까요.

거래처 관리는 표를 예쁘게 만드는 일이 아니라, 주문·단가·이력이 저절로 쌓이는 구조를 만드는 일입니다. 로그인 없이 데모에서 거래처 등록부터 주문 연결까지 직접 해보세요.