거래처마다 다른 단가, 헷갈리지 않게 관리하는 법
같은 상추 한 박스라도 A마트엔 8,000원, B식당엔 7,500원에 나갑니다. 거래처가 늘수록 “이 집은 얼마였더라”가 매번 헷갈리고, 한 번 잘못 적으면 정산 때 거래처와 얼굴을 붉히게 됩니다. 이 글에서는 거래처별로 다른 단가를 외우지 않고도 정확히 관리하는 방법을 정리합니다.
단가가 거래처마다 다른 건 자연스러운 일
납품을 하다 보면 단가는 거래처마다 다를 수밖에 없습니다.
- 거래량이 많은 단골엔 조금 싸게,
- 등급(상·중·하)에 따라 다르게,
- 결제 조건(현금·외상)에 따라 다르게,
- 시세가 오르내리면 그때그때 다르게.
문제는 이 다름을 사람이 기억하려 할 때 생깁니다. 엑셀이라면 단가표 시트를 따로 뒤지거나, 머릿속 기억에 의존하게 되죠. 거래처가 30곳을 넘어가면 기억만으로는 불가능해집니다.
엑셀 단가표의 한계
엑셀로도 거래처별 단가표를 만들 수 있습니다. 다만 주문을 받을 때마다 그 표를 열어 단가를 찾아 옮겨 적어야 합니다. 이 과정에서:
- 표를 안 보고 어림으로 적었다가 틀리고,
- 단가가 바뀌었는데 표를 안 고쳐서 옛 가격으로 나가고,
- 표가 여러 버전으로 갈라져 어느 게 최신인지 모르게 되고,
- 직원이 대신 주문을 받으면, 그 단가표를 모르니 더 자주 틀립니다.
단가표는 “있는 것”보다 “주문 순간에 자동으로 적용되는 것”이 중요합니다.
핵심은 “단가를 거래처·상품에 붙여두는 것”
해결의 원리는 단순합니다. 단가를 머리나 별도 시트가 아니라, 거래처와 상품 자체에 붙여두면 됩니다. 그러면 주문이 들어올 때 맞는 단가가 자동으로 따라옵니다.
주문접수 AI는 거래처별 최근 단가를 기억해, “지난번 단가로 부탁해요”라는 문자만 와도 그 거래처에 맞는 가격을 채웁니다. 등급가가 있는 정육점이나 식자재 납품처럼 같은 품목도 거래처마다 값이 다른 업종에서 특히 효과가 큽니다.
단가가 자주 바뀌는 품목은
농산물처럼 시세가 매일 바뀌는 품목은, 단가를 고정해두면 오히려 틀립니다. 이럴 땐 상품을 고를 때 최근 단가가 자동으로 채워지되, 그 자리에서 바로 고칠 수 있어야 합니다.
마지막에 거래한 가격이 기본값으로 뜨니 매번 새로 외울 필요가 없고, 오늘 시세가 다르면 한 번만 고치면 됩니다. 품목마다 단가 변동 주기가 다르기 때문에(어떤 건 매일, 어떤 건 한 달), 이렇게 “최근값 자동 + 즉시 수정” 구조가 현실적입니다.
등급가와 거래처 등급 매칭
같은 상품을 등급별로 다른 값에 파는 경우도 흔합니다. 상품에 등급별 단가(상·중·하)를 정해두고, 거래처에 등급을 지정해두면, 주문이 들어올 때 그 거래처 등급에 맞는 단가가 자동으로 적용됩니다. “이 거래처는 항상 중급가”라는 규칙을 매번 떠올리지 않아도 됩니다.
정산까지 한 번에
거래처별 단가가 정확하면 정산도 자동입니다. 주문이 장부와 거래명세서에 그대로 담기고, 월별·거래처별 매출이 자동 집계됩니다. 단가를 일일이 다시 곱하고 더할 일이 없어요. 거래명세서를 만드는 법은 거래명세서 작성 가이드에서 더 볼 수 있습니다.
자주 하는 실수
- 단가를 머리로만 관리 — 거래처가 늘면 반드시 틀립니다. 거래처·상품에 붙여두세요.
- 변동 단가를 고정값으로 — 시세 품목은 “최근값 자동 + 즉시 수정”이 맞습니다.
- 직원과 단가를 공유 안 함 — 단가가 데이터로 붙어 있으면, 누가 주문을 받아도 같은 값이 적용됩니다.
자주 묻는 질문
Q. 거래처가 1,000곳이어도 가능한가요? 네. 단가가 거래처·상품에 붙어 있어 거래처 수와 무관하게 자동 적용됩니다.
Q. 단가를 일괄로 올리거나 내릴 수 있나요? 상품 단가를 갱신하면 이후 주문부터 새 단가가 반영됩니다. 이미 발행된 내역은 그대로 보존됩니다.
엑셀 단가표와 비교해 무엇이 달라지는지는 엑셀 vs 주문관리AI에서 항목별로 확인할 수 있습니다. 단가 관리는 “외우지 않는 것”이 정답입니다 — 거래처와 상품에 붙여두면 실수가 사라집니다. 로그인 없이 데모에서 직접 확인해 보세요.